Outsourcing vergt duidelijke communicatie

Over de schutting gooien en stilletjes rijk worden?

Outsourcen naar een andere partij, in een ander land of werelddeel, vereist aandacht voor communicatie. Maak je geen duidelijke afspraken, dan is de kans groot dat het eindresultaat afwijkt van wat er nodig is. Vervolgens vereist het veel inspanning om het resultaat inzetbaar te maken. Duidelijke afspraken zijn dus van essentieel belang, en alleen Nederlands is niet genoeg. Aandacht voor taal dus.

Dat er bij outsourcen documentatie nodig is, is iedereen duidelijk. Allereerst op contractueel niveau, zodat er geen twijfel bestaat over gemaakte afspraken. Bovendien moet een volledig nieuwe partij die een toepassing gaat beheren en aanpassen, weten wat waar zit, hoe het geprogrammeerd is, of de toepassing voldoet aan regels van beveiliging, enzovoort. En inderdaad, vaak is er wel enige vorm van documentatie. Maar geldt dat ook voor al die updates? Nee, daar was geen tijd voor. Bovendien waren dat eigen, vaste mensen en die wisten het wel, dus schreven ze niet alles op.

De volgende vereiste die zich aandient is de taal. Wilt u outsourcen naar een offshore-locatie en is de documentatie alleen in het Nederlands beschikbaar, dan is er een vertaling nodig. Het gaat daarbij voornamelijk om ontwerprichtlijnen en de technische en functionele documentatie, want de tekst wordt waarschijnlijk alleen gebruikt door ontwikkelaars. Precisie is echter toch van belang, want het zijn juist die kleine puntjes die ervoor zorgen dat een toepassing goed blijft draaien en voldoet aan de regels. En het zijn soms de komma’s die een clausule in een contract wel of niet van toepassing laten zijn. Dat betekent dat u niet wegkomt met geautomatiseerd vertalen. En kennis van het Nederlands is in India nu bepaald niet in overvloed aanwezig.

Toch maar uitbesteden?
Dat er kosten kunnen worden bespaard met outsourcing lijdt geen twijfel. Maar om te besparen moet u nu eenmaal eerst investeren, onder andere in de communicatie over de geoutsourcede activiteiten. De ontbrekende documentatie moet worden geschreven en de documenten moeten in de juiste taal beschikbaar komen. Maar daar hebt u zelf geen tijd voor. Uitbesteden dus, naar een partij die u snel van dienst kan zijn. U weet wie u kunt bellen.